Utilizar Excel para tomar decisiones

Utilizar Excel para tomar decisiones.

Todo el mundo usa las hojas de cálculo casi como una calculadora, pero su potencial es infinitamente mayor. Tanto Microsoft Excel como Google Sheets son herramientas imprescindibles para cualquier persona que dirija un negocio o un departamento. Porque una hoja de cálculo puede decirnos dónde se rompe tu rentabilidad, cuánto tiempo puedes aguantar un problema financiero o qué volumen necesitas para que el negocio llegue a su punto muerto, entre otras cosas.

¿Cómo le puedo sacar más partido?

- Refleja tus números en una hoja.

- Usa fórmulas para que los datos no sean estáticos. Es decir, transforma cualquier cifra que la propia hoja pueda calcular en una fórmula dinámica. Por ejemplo, márgenes, beneficios, porcentajes, sumas de costes, de ingresos... convierte todo lo que puedas en fórmulas.

- No te compliques demasiado. Comienza por una estructura sencilla y después la vas complicando.

- Práctico, que responda preguntas concretas. Por ejemplo, qué margen trabajo, cuánto tengo que vender para cubrir costes mensuales, qué pasa si las ventas bajan un 10%, qué costes debería reducir para compensar, etc.

Te proponemos un ejercicio muy sencillo. Comienza por la cuenta de resultados y crea distintos escenarios:

- Aumenta o reduce los precios modificando las ventas para crear los distintos escenarios.

- En función del resultado, modifica comisiones, transporte o financiación si realmente tienes capacidad para intervenir en ellas. A veces una reducción de precios puede conllevar una modificación de las comisiones, la incorporación de un socio puede reducir la financiación o invertir en un elemento de transporte puede cambiar la partida de logística.

- Trabaja los costes fijos aparte, partida a partida y traslada el resultado a la cuenta de resultados.

- Cash-flow. Comprueba en todos los casos qué pasa con el flujo de caja.

Observa los resultados, comparte tu análisis con tu equipo y toma decisiones.

Usa las hojas de cálculo para escandallar productos y servicios, para simular precios de venta e ingresos, para proyectar ejercicios futuros o estudiar nuevos proyectos. Cada simulación es una hipótesis que forma parte de tu estrategia. Por eso, lo ideal es integrarlas dentro de tu Plan de Empresa como herramienta de análisis continuo.

Todos necesitamos un plan.